Organizasyon Firması Seçerken Dikkat Etmeniz Gereken 10 Şey!

Geçen gün instagram hesabımızda da bu konuya biraz ucundan da olsa değinmeye ve şuan da sektörün içinde bulunduğu durumu az da olsa anlatmaya çalıştım. Ama buradan geniş geniş maddeleyeceğim size şimdi, hadi kapın bir kahve, başlıyorum!

Günümüzde özellikle de Çanakkale bölgesinde birçok mekan kendi içinde organizasyon anlamında bir şeyler yapmaya çalışıyor. Ama organizasyon özellikle de düğün organizasyonu kavramı dünyadaki hatta Türkiye’deki büyük şehirlerdeki anlamı ile aynı değil bizim buralarda. Çünkü Çanakkale düğün organizasyonu konusunda son birkaç senedir yeni gelen nesille biraz biraz kendini geliştirmeye ve yeniliklere doğru yelken açmaya başladı diyebilirim. ‘Sende nadide şehrimiz Çanakkale’yi hep eleştiriyorsun’ diyebilirsiniz ama gerçekleri konuşmak ve dümdüz olmak bu hayatta en sorunsuz olarak yaptığım şey diyebilirim :)

Neyse, sonuç olarak bir mekanın yaptığı organizasyon, eğer arka planda sadece bu iş için kurulmuş, sadece bu iş için eğitim almış ve sadece bu iş için maaş alan bir ekibe sahip değilse ne yazık ki size sürprizlere dolu birçok kaos yaşatma durumuna sahiptir. Çünkü mekânlar genellikle masa süsleme, nikah alanı oluşturma, gelin damat çıkışı, pasta kesimi  zamanı vs.  gibi basit bir gece planlaması yapabilirler. Daha fazlası onları da yorar ve genel planlamayı aksatır.

Ama profesyonel bir organizasyon firması sadece sizin istediğiniz dekoratif alanları oluşturmaktan ibaret değildir. Ne yazık ki Çanakkale’de ve birçok yerde böyle bir algı var. Bir organizasyon firması, kimine göre organizasyoncu, kimine göre organize, kimine göre organizatör, kimine göre giydirmeci vs. vs. gibi tanımlanabiliyor ve bu durum bu işi tam anlamıyla yapmaya çalışanlar için biraz can sıkıcı olabiliyor. Tanımlamalar değişiyor ama bölgesel olarak bir organizasy

on firması deyince akla sadece ‘süsleme yapanlar’ gelmemesini ben Barbarossa Organizasyon kurucusu olarak ayrıca rica ediyorum sizlerden.  Çünkü aynı kefede değerlendirilmek bizi fazlasıyla rahatsız ediyor.

Uzatmadan maddelere geçiyorum…

1- Bir organizasyon firmasından beklentiniz nedir? Öncelikle bunları belirleyin. Siz sadece “gelsin, masa koysun, üzerine de birkaç parça bir şeyler koysun, e bunlarda bende yok onlar getirsin, zaten o gün başım çok kalabalık uğraşamam, bir de herkes yapıyor benim ne eksiğim var, o veya bu firma fark etmez sonuçta hepsi gümüş jardinyer koymuyor mu arkadaş” mı diyorsunuz? Yoksa bir hayaliniz var, sonuçta bu tarz günlerin insan hayatında bir kere olduğunu ve şansa bırakılmaması gerektiğini, bir insanın seçimlerinin onun tüm hayat vizyonunu belirlediğini ve bütçe doğrultusunda size en iyi hizmeti tam kapasiteyle verebilecek, profesyonel bir yaklaşımla size tek açıdan değil her açıdan destek olup sizin koçluğunuzu üstlenebilecek bir ekiple mi çalışmak istiyorsunuz? İşte bu kısımlar çok önemli. Bizim yaptığımız işi “ne var işte bir balon, bir masa” olarak tanımlayan bir güruh olduğu için siz hangi taraftasınız öncelikle tarafınızı seçin. Ama benden size tavsiye her zaman hayallerinizin peşinden gidin ve üç kuruşluk farklar için sakın tekrarı olmayan günlerinizi heba etmeyin.

2- Sizinle nerede ve nasıl bir görüşme sağlıyor? Ofisi var mı, sizi nasıl karşılıyor, sizinle konuşmaya nasıl başlıyor, size nasıl hitap ediyor, sizinle bir aksiyon planı üzerinden mi gitmeyi talep ediyor yoksa her şeyi “hallederiz” kafasıyla mı devam ediyor. Ben her zaman söylerim bu iş elektrik meselesi. Bazen öyle çiftlerimiz oluyor ki daha kapıdan girdiklerinde pozitif bir enerji oluşuyor ve o enerjinin verdiği güzellikle çok daha yaratıcı işler ve unutulmayacak anlara imza atıyoruz birlikte.

3- Bu iş bir ekip işi. Seçtiğiniz ekibe güveniyor musunuz? Güven çok önemli. Size her anlamda çalıştığınız organizasyon firması o güveni sağlamalı. Eğer güven sağlamadıysanız, sadece ürünlerini beğendiğiniz için, ismi için, fiyatı için, anneniz veya görümceniz istedi diye bir firmayla anlaşıyorsanız işte tehlike çanları çalıyor demektir. Bence bunu hissettiğiniz anda oradan arkanıza bakmadan koşarak kaçın. Kimse kusura bakmasın bu gün sizin gününüz ve bu güne dair tüm kararları siz vermelisiniz, herkese eşinize dahi bu konuda saygı duymayı ve duyulmayı beklemeniz çok normal.

4- Söz uçar yazı kalır demişler. Sakın sakın anlaşma sağladığınız bir firmayla “ya ben size güveniyorum, esnafız bizde sonuçta, bizde yanlış olmaz abi, hallederiz, biz yabancı mıyız gibi repliklere güvenerek sözleşme yapmadan organizasyon firmasından ayrılmayın. Sözleşme sizin haklarınızı savunabileceğiniz olmazsa olmazınız.

5- En önemlisi çalışacağınız organizasyon firması gerçekten “firmamı” yani vergiye tabi yasal bir işletme mi? Buna kesinlikle emin olun. Bu işi bir hobi gibi yapan çok insan var. Bir depo tutan, görüşmelerini kafelerde yapan, bir ofise sahip olmayan, yani açıkça bir vergi mükellefi olmayan organizasyon firmasıyla ça-lış-ma-yın! Sonra başınıza nasıl dertler açabileceğinizi düşünmek dahi istemiyorum.

6- Mekânlardan, sektörden, trendlerden, dünya da bu işi nasıl yapıyorlar haberi olan bu işte yetkisi olan kişilerle çalışın. Bu işle alakalı tek bildiği instagram’dan sektördeki rakipleri neler yapmış, aynısını yaparak yol kat ederim nasılsa fikriyle yola çıkmış insanlardan (ki bölgemizde çokça fazlalar J) uzak durun. Sonra organizasyon günü gelip çattığında neden, nasıl diye sorsanız da geçmiş olsun, artık iş işten geçmiş ve size o güne dair kalan anılar arasında nur topu gibi hayal kırıklığınız var artık. Tepe tepe kullanırsınız derim.

7- Standardı olan firmalarla çalışın. Yani kişiye göre muamele yapan yerlerden uzak durun. Daha açık yazıyorum. Lüks bir arabayla ofisine gittiğinizde ayrı, otobüsle gittiğinizde ayrı fiyat veren yerlerden ölesiye kaçın. Bunu nasıl anlarım ki demeyin. Görüşmeye gitmeden firma ile ilgili açın google yorumlarını okuyun. Biraz araştırma yapın. O firmayla çalışmış zevkine ve seçimlerine güvendiğiniz arkadaşlarınızdan fikir alışverişinde bulunun.

8- Benim görüşmeye gelen müşterilerimize söylediğim ve hiç değişmeyen bir şey var. Genel resim size hoş gelebilir. Ama detaylar önemlidir. Mutfağın görünen değil arka kapısından girin bir de. Yani size madalyonun ters yüzünü de gösterebiliyorlar mı? Olumsuzluklar var mı? Sizin görüştüğünüz kişi olacak mı o gün organizasyon da yoksa yanındaki hiç tanımadığınız elemanlarına mı işi yaptıracak? O kişiler konuya vakıf olabilecek mi? Sizin endişelerinize cevap verebilecekler mi? Kısacası sizin o en özel gününüzün konforunu %100 sağlayabilecekler mi? Yoksa İMC usulu “sizde bir el atıverin abi - abla mı” diyecekler size? Bu durumu iyi analiz edin!

9- Size yapabileceklerini ve yapamayacaklarını gönül rahatlığıyla izah edebiliyorlar mı? Yani sizin her gösterdiğinize yaparız, bizde var diyerek direk fiyat veriyorsa işte orada bir şüpheye düşün derim. Örneğin bize gelen müşterilerimizde biz çok net ve açık konuşuruz, bazen bu durumu garipseyenler de çıkıyor elbette ama bizim için bizim işimiz sürprizlere kapalıdır. Yani o gün gelip çattığında siz”e ben bunu istememiştim dediğinizde ya o yoktu bu vardı” diyen bir zihniyet karşısında eliniz kolunuz bağlanır, zaten o dakikadan sonra yapacak bir şey de yoktur mecbur razı olursunuz. O da bir gününü daha kurtarmanın haklı gururunu yaşar. Yaptım, olduculuk, bizde yoktur sizde olmayanları seçin lütfen. Sizinle ne yapar, ne yapamaz, ya da sizin istediğiniz gibi mi yapar yoksa yapabileceği nedir onu detayıyla anlatıyorsa karşı taraf işte orada el sıkışın ve çakın sözleşmeye imzalarınızı!

10- Referans, referans, referans. Profesyonel bir organizasyon firmasının en önemli silahı referanstır. Çok iş yapıyor olması sizi yanıltmasın. Çok iş yapıp kaliteyi düşürüyor ise, ucuz işe ucuz malzeme pahalı işe ona göre malzeme kullanıp ayrım yapıyor ise,  iş olsun diye her segmentte ki işi kabul edip kalite orantısını kuramıyor ise o zaman ciddi bir sıkıntı var demektir. Bu işte birikim, vizyon, referans, yaklaşım, dünya görüşü, değişime ayak uydurma hızlılığı, ticaret ve esnaf kafasından çok daha önemlidir. Bölgesel olarak esnaf işini sevsek de özel günlerinizi semt pazarı kıvamına getirebilecek yerlerden uzak durmanızı şiddetle öneririm.

Kısa süre sonra görüşmek üzere

Sevgiyle Kalın…

Gözde Tura Yılmaz